Tenue des registres

Les registres d’état civil, les registres de délibérations du conseil municipal et les registres d’arrêtés du maire sont des documents uniques et fragiles, particulièrement utiles à l’établissement des droits des citoyens et au travail des historiens, et dont la durée de conservation est illimitée. Il est primordial, non seulement, d’apporter le plus grand soin à leur conservation afin qu’ils restent lisibles et consultables dans le temps mais encore d’utiliser, lors de leur confection, des matériaux adéquats permettant d’assurer leur pérennité. C’est pourquoi la tenue de ces registres est réglementée.

Cadre réglementaire applicable à la tenue des actes administratifs et des registres d’état civil

• Décret n° 2010-783 du 11 juillet 2010, modifiant l’article R213-9 du Code général des collectivités territoriales relatif à la tenue des registres de délibérations,
• Circulaire IOC B 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements,
• Note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements,
• Code général du code général des collectivités territoriales, articles R1421-1 à R1421-13, L 2121-7 à L2121-28, R2121-9, R2122-7, R2122-7-1, R2122-8, L2122-23, L2122-29, L5211-9 et L5211-1
• Instruction générale relative à l’état civil (IGREC).

La réglementation applicable à la tenue des actes administratifs des collectivités territoriales vise à simplifier les procédures administratives, à permettre une meilleure préservation des registres en interdisant le collage et en supprimant l’usage des registres à feuillets mobiles. La reliure des registres est obligatoire. Afin de préserver vos registres, n'y conservez pas de feuillets insérés (déformation de la reliure), ne les annotez pas, ne repérez pas de pages à l'aide de post-it ou équivalent (dégradation du papier).

Les structures concernées

• Communes,
• Etablissement publics de coopération intercommunale (EPCI),
• Syndicats mixtes,
• Centres communaux d’action sociale, pour lesquels il est conseillé d’appliquer les mêmes règles.

Quels sont les actes à faire relier ?

• Les actes d'état civil et les tables décennales,
• Les délibérations, arrêtés et décisions du maire, les actes de publication et de notification des actes,
• Les arrêtés du personnel seront reliés, si possible à part, car ils ne sont communicables qu’après un délai de 50 ans (contrairement aux autres arrêtés, librement communicables).

Quels sont les documents à ne pas faire relier ?

• Les pièces annexes des délibérations sont conservées à part et regroupées par conseil municipal (mentionner la date du conseil ainsi que le numéro de l’affaire),
• Les arrêtés de voirie temporaires peuvent être imprimés sur du papier ordinaire, ils sont éliminables après un délai de 5 ans et seront regroupés dans un dossier ou dans un classeur spécifique.

Quand relier les actes ?

• Chaque année pour les communes de plus de 1 000 habitants,
• Délibérations : en règle générale, tous les cinq ans pour les communes de moins de 1 000 habitants en séparant le registre en deux parties, la première comprenant les délibérations et les décisions, la deuxième regroupant l’ensemble des arrêtés.
• Etat civil : en règle générale, tous les dix ans.

Comment procéder ?

• Les actes doivent être imprimés sur du papier blanc et permanent de format A4 ou A3 : vérifier auprès du fournisseur que le papier est conforme à la norme ISO 9706-1999 (le symbole mathématique de l’infini entouré d’un cercle placé au dessus du numéro de la norme doit figurer sur l’emballage, se renseigner si nécessaire auprès du fournisseur) ;
• Utiliser une encre neutre et stable de couleur noire (norme ISO 11788-1997) et imprimer les actes avec une imprimante laser ;
• Les actes peuvent être imprimés en recto ou en recto verso avec une marge de 2,5 cm ;
• Chaque registre ne dépassera pas 200 feuillets ;
• La reliure doit respecter les mêmes caractéristiques techniques que celles des registre d’état civil (faire appel à un professionnel de la reliure qui utilisera des matériaux neutres et respectera les règles préconisées par le Service interministériel des Archives de France).

Règles de présentation

• Les actes sont classés chronologiquement et les feuillets foliotés ;
• Pour les délibérations, mentionner le nom de la commune et la date de la séance, pour les arrêtés et les décisions préciser la nature de l’acte ;
• A la fin de chaque volume, faire figurer une table par date et par objet pour les délibérations en y reportant également les informations relatives aux arrêtés et décisions ;
• Pour les communes de moins de 1 000 habitants qui auraient des registres comportant plusieurs années, une table annuelle sera insérée à la fin de chaque année civile, le dernier volume comprendra une table récapitulative portant sur l’ensemble des années couvertes par le registre ;
• Lorsque le volume des actes est peu important, un registre unique dénommé « registre de la mairie » peut être constitué afin de regrouper l’ensemble des types d’actes (sauf état civil).