Le dépôt aux Archives départementales

Les collectivités territoriales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur (Code du Patrimoine, art. L212-6 et L212-6-1).

Les communes doivent conserver, classer, trier, inventorier et communiquer :

les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics municipaux ;
les documents qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif (par exemple, un fonds d'archives privées). (Code du Patrimoine, art. R212-57).

Par ailleurs, des dispositions différentes sont prévues pour les archives des communes en fonction de la population de celles-ci.

Communes de moins de 2 000 habitants : dépôt obligatoire aux Archives départementales avec possibilité de dérogation

Le Code du patrimoine prévoit le dépôt obligatoire aux Archives départementales des registres d'état civil (à l'issue d'un délai de 120 ans) et des autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif (à l'issue d'un délai de 50 ans). Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative. (Code du Patrimoine, art. L212-11 et L212-12).

Une possibilité de dérogation à l'obligation de dépôt est cependant prévue : « après déclaration auprès du représentant de l’État dans le département et accord de l’administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives ou les confier au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci. » (Code du Patrimoine, art. L212-11).

1/ La commune souhaite déposer ses archives

Le dépôt étant obligatoire, il ne nécessite aucune formalité préalable. Il convient cependant de se rapprocher au préalable des Archives départementales.

2/ La commune souhaite conserver ses archives

L'acceptation de la demande de dérogation est soumise à une visite préalable du directeur des Archives départementales afin de contrôler les conditions de conservation des archives.
Après délibération du conseil municipal par laquelle la commune s’engage à conserver ses archives anciennes dans de bonnes conditions et à en garantir l’accès au public en toute sécurité, la commune adresse au directeur des Archives départementales, sous couvert du préfet, un formulaire de demande de dérogation (fourni par les Archives départementales).

3/ La commune souhaite confier ses archives en dépôt au service d'archives du groupement de commune à fiscalité propre dont elle est membre ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Après délibération du conseil municipal de la commune souhaitant déposer ses archives et délibération de la collectivité d'accueil, une convention pour le dépôt des archives doit être passée entre les deux collectivités et transmise pour information au directeur des Archives départementales.
Dans le cas où ce dépôt concerne des archives dont le dépôt aux Archives départementales est obligatoire, une demande de dérogation doit également être effectuée.

Communes de plus de 2 000 habitants : conservation obligatoire avec possibilité de dépôt

Les communes de plus de 2 000 habitants sont tenues de conserver, classer, trier, inventorier et communiquer elles-mêmes leurs archives. Le code du patrimoine prévoit cependant des possibilités de dépôt, par convention (Code du Patrimoine, art. L212-12).

1/ La commune souhaite conserver ses archives.

La conservation étant prévue par la loi, ne nécessite aucune formalité préalable. Le directeur des Archives départementales est cependant habilité à contrôler les conditions de conservation des archives dans le cadre d'inspections.

2/ La commune souhaite confier ses archives en dépôt au service d'archives du groupement de commune à fiscalité propre dont elle est membre ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Après délibération du conseil municipal de la commune souhaitant déposer ses archives et délibération de la collectivité d'accueil, une convention pour le dépôt des archives doit être passée entre les deux collectivités et transmise pour information au directeur des Archives départementales.

3/ La commune souhaite confier ses archives en dépôt aux Archives départementales.

Cette possibilité concerne les registres d'état civil (à l'issue d'un délai de 120 ans) et des autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif (à l'issue d'un délai de 50 ans). Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative. (Code du Patrimoine, art. L212-11 et L212-12). L'acceptation de la demande de dépôt par les Archives départementales n'est cependant pas obligatoire.

Après délibération du conseil municipal de la commune souhaitant déposer ses archives et délibération du Conseil départemental, une convention pour le dépôt des archives est passée entre les deux collectivités, précisant les termes du dépôt.

Groupement de communes : conservation obligatoire avec possibilité de dépôt

Les groupements de collectivités territoriales sont tenus de conserver, classer, trier, inventorier et communiquer eux-mêmes leurs archives. Le code du patrimoine prévoit cependant des possibilités de dépôt, par convention (code du patrimoine, art. L212-6-1).

1/ Le groupement de communes souhaite conserver ses archives.

La conservation étant prévue par la loi, ne nécessite aucune formalité préalable. Le directeur des Archives départementales est cependant habilité à contrôler les conditions de conservation des archives dans le cadre d'inspections.

2/ Le groupement de communes souhaite confier ses archives en dépôt au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Après délibération du conseil municipal de la commune souhaitant déposer ses archives et délibération de la collectivité d'accueil, une convention pour le dépôt des archives doit être passée entre les deux collectivités et transmise pour information au directeur des Archives départementales.

3/ La commune souhaite confier ses archives en dépôt aux Archives départementales.

Cette possibilité concerne les documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif (à l'issue d'un délai de 50 ans). Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative. (Code du Patrimoine, art. L212-11 et L212-12). L'acceptation de la demande de dépôt par les Archives départementales n'est cependant pas obligatoire.

Après délibération du groupement de communes souhaitant déposer ses archives et délibération du Conseil départemental, une convention pour le dépôt des archives est passée entre les deux collectivités, précisant les termes du dépôt.

Qu'implique un dépôt aux Archives départementales ?

Le dépôt consiste à confier aux Archives départementales une partie des archives d'une collectivité. Celle-ci en demeure cependant pleinement propriétaire (Code du Patrimoine, art. L212-14).
Les Archives départementales assurent la conservation, le classement et la communication au public des documents déposés, dans les mêmes conditions que pour les autres archives publiques dont elles ont la charge (Code du Patrimoine, art. R212-58).
Aucune élimination n'est effectuée dans le fonds déposé sans autorisation préalable de la collectivité concernée (Code du Patrimoine, art. L212-14).
Les archives déposées des communes et de leurs groupement sont classées dans la sous-série E Dépôt. Un répertoire en est dressé et est adressé au propriétaire dès l'achèvement du classement.
La collectivité propriétaire des archives déposées peut y accéder à tout moment, suivant les modalités applicables aux communications administratives.

En pratique : comment déposer vos archives aux Archives départementales de l’Indre ?

Contacter les Archives départementales, qui effectueront une visite préalable sur place afin de préparer la sélection des documents à déposer.
Après achèvement, le cas échéant, des formalités préalables, un rendez-vous est fixé pour l'enlèvement des documents (transport à la charge des Archives départementales).
Un bon de prise en charge décrivant sommairement les documents déposés est adressé au propriétaire des archives.

Qu’est-ce que le dépôt d’office ?

Le dépôt d'office aux Archives départementales a pour objectif d'assurer la sauvegarde des documents d'archives présentant un intérêt historique lorsqu'il est constaté que leurs conditions de conservation les mettent en danger d'être détruites : après mise en demeure, le préfet peut prescrire le dépôt d’office des documents aux Archives départementales si la commune ou le groupement de communes ne prend pas les mesures nécessaires (Code du Patrimoine, art. L212-13 et L212-6-1).