Elections municipales - Récolement des archives communales et communautaires
Dernière modification : 16 février 2026
A l'issue des élections municipales des 15 et 22 mars 2026, les communes sont tenues, en tant que propriétaires et responsables de leurs archives, de procéder au récolement de leurs archives, conformément aux préconisations du service interministériel des Archives de France (note DGPA/SIAF/2025/011).
Les communautés de communes ne sont pas légalement tenues de procéder à ce récolement. Il est leur est cependant fortement conseillé de le faire, par analogie avec les communes.
Qu'est-ce que le récolement réglementaire ?
Le récolement permet de certifier de manière contradictoire la présence des archives au moment du changement de municipalité.
Il est annexé à un procès-verbal de décharge signé de l'élu sortant et de l'élu entrant (y compris lorsque l'élu sortant a été réélu), et permet ainsi de formaliser la passation de responsabilité entre élus, chacun d'entre eux étant pénalement responsable de toute destruction non réglementaire.
Lorsqu'il est précisément rempli, il constitue un outil précieux de gestion des archives et facilite les recherches.
Il permet aux Archives départementales, qui exercent le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, de connaître la situation de vos archives et de vous proposer des solutions d'accompagnement adaptées (visites de conseil, réalisation des éliminations réglementaires, etc.).
Quels documents sont concernés par le récolement ?
On entend par "archives" l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur support (papier, numérique) et leur lieu de conservation (bureaux, local d'archivage), produits ou reçus par la commune dans le cadre de ses missions. La documentation (revues professionnelles, journaux officiels) n'est en revanche pas à prendre en compte.
Les archives des élus, produites dans le cadre de leurs fonctions municipales, sont des archives publiques et doivent être prises en compte dans le récolement.
Une description précise des collections dites fondamentales (registres de délibérations et d'arrêtés, registres paroissiaux et d'état civil) est essentielle ; les autres types de documents pourront être signalés de manière synthétique.
Comment remplir le formulaire ?
Deux possibilités sont ouvertes aux communes pour établir ce récolement : un formulaire en ligne sur la plateforme "Démarche numérique" ou un formulaire papier. Le formulaire papier peut être téléchargé pour préparer la saisie en ligne.
En cas de saisie en ligne, le formulaire rempli tient lieu de récolement et comprend en pièce jointe une copie dématérialisée du procès-verbal de prise en charge signé par le maire sortant et le maire nouvellement élu. Ce procès-verbal est établi en deux exemplaires originaux respectivement destinés au maire sortant, comme justificatif de décharge, au maire nouvellement élu, qui le classera dans les archives de la commune. Chaque élu conserve également une copie (numérique ou imprimée) du récolement.
Si saisie au format papier, le procès-verbal et le récolement annexé doivent être établis en trois exemplaires originaux, respectivement destinés au maire sortant, comme justificatif de décharge, au maire nouvellement élu, qui le classera dans les archives de la commune, et à la directrice des Archives départementales de l’Indre (1 rue Jeanne d’Arc, 36000 Châteauroux).
Pour les EPCI, seul le formulaire en ligne est disponible.
Nous vous prions de bien vouloir nous faire parvenir votre dossier avant le 3 juillet 2026.
Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous conseiller dans la rédaction de ce document (nous contacter).
Nous vous remercions par avance de votre implication, essentielle à la bonne gestion des archives de votre commune ou communauté de communes.
Pour les communes
1. Récolement
Lien vers le formulaire en ligne : https://demarche.numerique.gouv.fr/commencer/recolement-des-archives-communales-en-vue-des-elec-3
Attention, ce formulaire est spécifique à l'Indre. Merci de ne pas compléter le formulaire national accessible depuis la circulaire DGP/SIAF/2025/011 et l'aide en ligne.
Cliquez ici pour afficher l'aide à la saisie dans « Démarche numérique » [anciennement « Démarches simplifiées »].*
Formulaire papier à télécharger :
Grilles de récolement pour les collections fondamentales
Ces grilles sont intégrées au formulaire en ligne et au formulaire papier. Néanmoins, si votre commune conserve les collections d'anciennes communes ou de plusieurs paroisses, il conviendra de joindre au formulaire papier une grille de récolement par commune/paroisse.
2. Procès-verbal
Modèle à télécharger et à signer.
En cas de saisie en ligne, scannez le procès-verbal signé et chargez-le à la fin du formulaire.
En cas de saisie papier, un exemplaire signé du procès-verbal doit être joint au récolement.
Pour les EPCI
1. Récolement
Lien vers le formulaire en ligne : https://demarche.numerique.gouv.fr/commencer/recolement-des-archives-epci-indre
Attention, ce formulaire est spécifique à l'Indre. Merci de ne pas compléter le formulaire national accessible depuis la circulaire DGP/SIAF/2025/011 et l'aide en ligne.
Cliquez ici pour afficher l'aide à la saisie dans « Démarche numérique » [anciennement « Démarches simplifiées »]
2. Procès-verbal
Modèle à télécharger et à signer.
En cas de saisie en ligne, scannez le procès-verbal signé et chargez-le à la fin du formulaire.
En cas de saisie papier, un exemplaire signé du procès-verbal doit être joint au récolement.