Dérogations particulières

Lorsqu'un document d'archives n'est pas librement communicable au regard de la législation en vigueur, il est possible de faire une demande de consultation par dérogation (code du patrimoine, art. L213-3). Cette demande s'effectue au moyen d'un formulaire sur lequel doivent figurer l'identité du demandeur, les motivations de sa recherche et les références du(des) document(s) qu'il souhaite consulter. La demande est instruite par les Archives départementales dans un délai de deux mois. En cas d'avis défavorable du directeur des Archives départementales, le dossier est transféré au Service interministériel des Archives de France (SIAF) qui statue et adresse un courrier de réponse au demandeur. Si la réponse défavorable est confirmée, le demandeur peut saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), puis le tribunal administratif. En cas de réponse favorable, le demandeur reçoit un courrier qui devra être présenté en salle de lecture afin que les documents lui soient communiqués.

Quelques conseils pour bien remplir votre demande

1. Vérifiez auprès des Archives départementales (par correspondance ou en salle de lecture) que le document que vous souhaitez consulter n'est pas librement communicable, et n'entre pas dans le champ d'une dérogation générale.
2. De même, si vous ignorez la cote (numéro de référence) du document, renseignez-vous préalablement auprès des Archives départementales.
3. Renseignez votre identité et vos coordonnées (indiquer votre numéro de téléphone nous permet de vous contacter pour une demande de précision). N'oubliez pas vos coordonnées postales, car la réponse vous sera adressée par courrier.
4. Indiquez précisément les motivations de votre recherche.
5. N'oubliez pas de compléter signer l'engagement de réserve.
6. Joignez tout document permettant d'appuyer votre demande (par exemple livret de famille ou actes d'état civil si le document demandé concerne un membre de votre famille).
7. Indiquez dans la fiche d'identification des documents la cote, l'analyse et les dates extrêmes des documents dont la consultation est demandée. Si vous souhaitez consulter des documents émanant de plusieurs services versants, il est nécessaire de remplir une fiche par service versant (en cas de doute, contactez les Archives départementales).
8. Adresser votre demande par courrier aux Archives départementales.

L'autorisation de consultation par dérogation est personnelle (il n'est pas possible de mandater un tiers pour consulter les documents). La consultation des documents se fait obligatoirement en salle de lecture (aucun envoi de reproduction n'est fait par courrier ou courriel), à une place indiquée par le président de salle.

L'autorisation de consultation n'implique pas nécessairement une autorisation de reproduction. En cas d'accord, les modalités de reproduction telles que définies dans le règlement de la salle de lecture s'appliquent (photographie sans flash, photocopies dans la limite de 20 pages).

Procédure spécifique pour la consultation des registres matricules

Les fiches ou registres matricules dont le délai de communicabilité n'est pas encore échu peuvent être consultés dans le cadre de recherches familiales, biographiques ou sociologiques, sur accord préalable du directeur des Archives départementales (note AD/DEP 31353 du 23 juin 1995).

Pour toute demande de ce type, il vous sera demandé de compléter préalablement un formulaire, disponible en salle de lecture.