Verser
Le versement aux Archives départementales de ses archives définitives constitue une obligation pour tout producteur d'archives publiques. L'initiative lui en revient, sans qu'il soit nécessaire que les Archives départementales le sollicitent. Les archives ainsi versées permettront d'assurer la pérennité de l'action du service concerné et contribueront à la constitution des sources de la recherche historique. La réalisation de versements réguliers permet d'éviter la saturation des locaux d'archivage et participe de la gestion raisonnée des archives. Les documents d'archives sont, le plus souvent, uniques et irremplaçables : seul le versement aux Archives départementales permet d'en garantir la conservation et l'accessibilité sur le long terme.
Sélection des documents à conserver
Cette sélection s'effectue à l'issue de la durée d'utilité administrative (DUA), en s'appuyant sur la réglementation et les outils disponibles (circulaires ministérielles, tableaux de gestion, chartes d'archivage). Lorsque vous ne trouvez aucun texte concernant votre service ou que d'importantes quantités de documents ne sont pas référencées dans les textes existants, il est préférable de contacter les Archives départementales pour un échange téléphonique ou une visite préalable à la préparation du versement.
Préparation du versement
La préparation matérielle et intellectuelle du versement incombe au service producteur, avec si besoin les conseils des Archives départementales. Après identififcation des documents à verser :
- Mettre en ordre intellectuellement et matériellement les documents (regroupement par service ou domaine d'activité, puis par ordre chronologique, géographique ou typologique en fonction des méthodes de travail de chaque service) ;
- Ranger les dossiers en boîtes d'archives solides (éviter si possible les boîtes d'une épaisseur supérieure à 15 cm, pour des raisons de poids et de solidité, privilégier les boîtes de 8, 10 ou 12 cm d'épaisseur) ;
- Numéroter de 1 à l'infini chacune des boîtes (ne pas utiliser de bis, ter, lettres ou exposants).
Rédaction du bordereau de versement
Le bordereau de versement, signé du chef du service versant et du directeur des Archives départementales, est l'acte réglementaire par lequel la responsabilité des archives versées est transférée du service producteur aux Archives départementales. Il fait foi en cas de contentieux, et c'est pourquoi les bordereaux remplis de manière incomplète ou imprécise ne peuvent être traités (les Archives départementales vous contacteront le cas échéant pour des demandes de précisions). La préparation conjointe du bordereau avec les Archives départementales, par le biais d'échanges préalables à l'envoi de la version définitive, constitue le plus souvent le moyen le plus simple de préparer un versement dans les meilleures conditions. Un bordereau bien rédigé facilite grandement les recherches qui seront effectuées par la suite dans les archives versées par le service producteur ou les Archives départementales.
- Identifier le service sur la première page du bordereau (sigles et abréviations sont à proscrire) ;
- Au regard de chaque numéro de boîte, décrire son contenu : la description doit être sommaire mais précise ; elle doit pouvoir être comprise par une personne étrangère au service. C'est pourquoi sigles et abréviations sont également à proscrire. Les éléments à mentionner sont les suivants : attribution du service ou action administrative ayant donné naissance aux documents, noms de personnes, d'organismes ou de lieux concernés, typologie des documents.
- Indiquer, au regard de chaque numéro de boîtes, les dates extrêmes (dates du document le plus ancien et du document le plus récent conservés dans la boîte) ;
- Indiquer, au regarde de chaque numéro ou groupe de numéros de boîtes, les références du texte réglementaire prescrivant le versement (numéro du texte, le cas échéant numéro de la rubrique).
Le bordereau de versement doit être rédigé en trois exemplaires originaux sur papier, qui seront adressés aux Archives départementales (1 rue Jeanne d'Arc, 36000 Châteauroux). Une version électronique du bordereau (format modifiable type odt) vous sera également demandée.
Un exemplaire du volet amiante dûment complété doit être joint à chaque exemplaire du bordereau de versement.
Prise en charge matérielle des documents
Le transfert du versement aux Archives départementales incombe normalement au service versant. Une fois l'accord pour le versement obtenu, la date et les modalités de prise en charge du versement sont fixées d'un commun accord entre le service producteur et les Archives départementales. Après contrôle par les Archives départementales du versement et de sa conformité avec le bordereau, un numéro d'ordre est attribué au versement. Un exemplaire du bordereau signé du directeur des Archives départementales est retourné au service versant pour conservation définitive dans ses archives.
Ce bordereau servira d'instrument de recherche dès lors que le service souhaitera accéder au archives versées, suivant les modalités applicables aux communications administratives. Les Archives départementales communiqueront pour leur part les archives versées au public intéressé, dans le respect des délais de communicabilité applicables aux archives publiques.