Textes applicables

C'est principalement le livre II du code du patrimoine qui régit la collecte, la conservation, la protection et la communication des archives publiques. Plusieurs autres textes comportent également des dispositions relatives aux archives (délais de communicabilité et modalités de communication notamment), parmi lesquels le code des relations entre le public et l'administration, le code de procédure civile, le code général des collectivités territoriales, ou encore le code électoral).

Principes généraux

Les archives publiques demeurent conservées dans les locaux du service producteur pendant leur durée d'utilité administrative (DUA). La DUA correspond à la durée pendant laquelle les documents ont pleine valeur juridique et doivent être conservés pour la justification des droits des citoyens et en tant que preuve de l'action administrative. Les DUA des documents sont fixées en fonction des dispositions législatives et réglementaires régissant chaque domaine d'activité, et évoluent avec les modifications de ces dispositions.

A échéance de la DUA, les documents d'archives publiques connaissent suivant leur nature un "sort final" différent :

Conservation définitive (versement) : les archives seront définitivement conservées dans le service d'archives territorialement compétent, en raison de l'intérêt qu'elles présentent pour la justification sur le long terme de l'action administrative et des droits des citoyens, ainsi que de l'intérêt qu'elles présentent en tant que source de la recherche historique.
Elimination (destruction après obtention du visa) : cette disposition s'applique aux archives dont la conservation ne présente pas d'intérêt historique sur le long terme, ainsi qu'aux copies reçues d'autres services (c'est alors l'exemplaire original qui sera conservé), aux documents préparatoires, etc.
Tri (échantillonnage) : cette disposition s'applique en règle générale à des catégories de documents sériels, dont la conservation intégrale n'est pas estimée nécessaire, mais dont des échantillons sont conservés pour permettre aux historiens de disposer d'une base permettant la réalisation d'études statistiques. Dans certains cas, seule la conservation d'un spécimen est demandé (exemplaire unique d'une typologie de dossier, qui permettra de conserver la trace de l'existence et des modalités d'une action administrative donnée).

Textes et outils

Vous pouvez vous appuyer, pour la gestion quotidienne de vos archives, sur plusieurs types de textes et d'outils :

Les circulaires ministérielles : elles sont élaborées à l'échelon national par des groupes de travail associant représentants du service producteur concerné et du réseau des archives de France, ainsi que des historiens. Les circulaires fournissent un tableau détaillant, par secteur d'activité, les documents produits par un service, la DUA et le sort final de ceux-ci. Il existe également des circulaires transversales, portant sur des domaines précis (dématérialisation des procédures administratives, mise en oeuvre de projets d'archivage électroniques), susceptibles de s'appliquer à tout service produisant des archives publiques. L'ensemble des circulaires applicales est consultable sur le site FranceArchives (Service interministériel des Archives de France), sur lequel figure un tableau recensant l'ensemble des textes, que l'on peut filtrer par domaine d'activité.
Les tableaux de gestion ou chartes d'archivage constituent une déclinaison locale des circulaires. Ils sont élaborés en collaboration entre le service producteur et les Archives départementales et signés des deux parties. Ils détaillent l'historique et les missions du service, cadrent les procédures d'archivage et déterminent le sort final des documents.

Si vous ne trouvez ni circulaire ni tableau de gestion concernant votre service ou votre domaine d'activité, contactez les Archives départementales préalablement à la réalisation de toute opération de versement ou d'élimination.

Lire une circulaire ou un tableau de gestion

Une circulaire ou un tableau de gestion comporte généralement cinq colonnes :

Référence : identifiant donné à chaque typologie de documents.
Typologie documentaire : les typologies de documents sont classées au sein de rubriques et sous-rubriques correspondant aux différents domaines d'activité du service.
DUA (durée d'utilité administrative) : durée pendant laquelle le document doit rester conservé par le service. On ajoute normalement à cette durée un an correspondant à l'année en cours : par exemple, un document comptable produit en 2008 et éliminable à l'issue d'une DUA de 10 ans pourra être éliminé à compter du 1er janvier 2019.
Sort final : il correspond au devenir du document à échéance de sa DUA et est indiqué par une lettre ; les textes récents emploient généralement "V" pour "Versement", "D" pour "Destruction" et "T" pour "Tri". D'autres lettres ont cependant été utilisées au cours du temps ("E" pour "Elimination" ou "Echantillonnage", "C" pour "Conservation") : la signification des lettres employées figure dans l'introduction de chaque texte.
Observations : dans cette rubrique figurent les références des textes législatifs et réglementaires justifiant la DUA et le sort final des documents, ou les modalités de réalisation des tris. Attention : les tris sont désormais effectués suivant les préconisations du cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques, publié en 2014 par le Service interministériel des Archives de France. Les modalités de tri préconisées dans les circulaires antérieures à cette date ne sont plus valides : avant toute préparation d'un échantillonnage, contactez les Archives départementales, qui fixeront avec vous les modalités de sa réalisation.