Gérer ses archives au quotidien
La mise en place de procédures d’archivage partagées par l’ensemble des agents de la collectivité est la garantie d’une bonne gestion des archives. Celle-ci doit intervenir dès la création des documents et la constitution des dossiers. Au quotidien, cela revient à identifier et nommer, organiser et classer tous les documents qu’ils soient sous forme papier ou électronique.
- Étape 1 : une affaire par dossier
Exemple : pour les dossiers de subvention, constituer un dossier pour chaque demandeur.
- Étape 2 : un document est toujours rattaché à une affaire
Exemple : un bon de livraison sera classé dans le dossier de liquidation avec le devis et le bon de commande.
- Étape 3 : un dossier est clairement identifié
- Le titre est précis et explicite, il résume le contenu du dossier ;
- Les sigles sont développés ;
- Les dates extrêmes indiquent l’année d’ouverture et l’année de clôture du dossier ;
Exemple : Agrandissement du collège Simone Weil (2010-2011) / Appel d’offres / DCE (dossier de consultation des entreprises).
- Étape 4 : l’ordre est maintenu dans le dossier
Exemple 1 : le dossier de marché de travaux publics relatif à l’agrandissement de l’école Simone Weil pourra comprendre quatre sous-dossiers
1. DCE (dossier de consultation des entreprises)
2. Réception et analyse des offres
3. Attribution et notification
4. Suivi technique.
Exemple 2 : organisation du tour cycliste de l'Indre
1. Organisation matérielle
2. Affiches et programme
3. Bilan : compte rendu, fréquentation
- Étape 5 : la clôture du dossier
Cette dernière étape avant l’archivage consiste à :
- éliminer les documents inutiles (doubles, brouillons),
- reclasser les pièces dans l’ordre chronologique ou au sein de chaque sous-dossier
- vérifier que les titres et les dates sont bien reportés sur la chemise.
- Étape 6 : la mise en boîte
Le dossier est rangé dans une boîte sur laquelle seront inscrits l’intitulé du dossier et les dates extrêmes. Une boîte peut contenir plusieurs dossiers à condition de reporter le titre et les dates pour chacun des dossiers.
- Étape 7 : le rangement dans le local d’archivage
Enfin, numéroter la boîte et la ranger dans le local d’archivage puis mettre à jour la liste récapitulative des archives (voir la rubrique "Traiter un arriéré").