Traiter un arriéré

Lorsque les archives n'ont pas été traitées depuis plusieurs années, que les dossiers se sont entassés dans les armoires et qu'il est difficile de retrouver les documents dont on a besoin, il est indispensable de résorber l'arriéré.

Avant de commencer, il est important de prévoir des moyens matériels et humains et de définir un mode d'organisation. Les locaux d'archivage sont-ils adaptés et correctement aménagés ? Quelle est la personne la mieux à même de prendre en charge l'arriéré et d'assurer la gestion des archives au quotidien ? Quel temps peut-elle y consacrer ? Qui peut l'aider ? Quelles sont les tâches à mener ? Quel est le planning de réalisation des opérations ?

Une fois ces questions réglées, le traitement de l'arriéré mené avec méthode permettra de trier les documents, de distinguer ceux qui n'ont pas lieu d'être conservés, d'identifier et de regrouper les documents qui doivent être conservés. La méthode proposée ici peut bien entendu être adaptée à chaque situation, en sollicitant si besoin les Archives départementales pour conseil.

Etape 1

Distinguer les archives propres à la collectivité et mettre de côté les revues, la documentation administrative, les publications officielles des ministères, ainsi que les rapports du Conseil départemental, le Bulletin des lois et le Journal officiel, qui pourront être éliminés immédiatement et sans le visa du directeur des Archives départementales, suivant les besoins de la collectivité. Le recueil des actes administratifs du préfet du département doit être conservé dans les communes chefs-lieux de canton, et peut être éliminé à l'issue d'un délai de dix ans dans les autres communes.

Etape 2

Séparer les différents fonds, en particulier les archives d'une autre commune (dans le cas d'une fusion), les archives de la communauté de communes ou celles de syndicats dissous et les archives privées (associations, etc.) qui seraient éventuellement conservées en mairie.

Etape 3

Regrouper les dossiers constitués par domaine d'intervention ou par service : finances et comptabilité, personnel, affaires scolaires, élections, état civil, cadastre, aide sociale...
Pour les documents en vrac, reconstituer des dossiers thématiques cohérents.

Etape 4

Repérer et lister les documents qui n'ont plus d'utilité administrative et sont éliminables à terme en s'aidant des circulaires du Service interministériel des Archives de France.
Reporter l'année d'élimination sur le dossier ou sur la boîte. Attention : pour calculer la date d'élimination d'un dossier, ajouter à la DUA un an pour l'année en cours. par exemple, les frais de déplacement 2006, dont la DUA est de 10 ans, sont éliminables au 1er janvier 2018.
Rédiger un bordereau d'élimination, qui devra être soumis au visa du directeur des Archives départementales.

Etape 5

Regrouper et classer par ordre chronologique les documents qui sont à conserver définitivement en notant, s'il y a lieu, les manques, et en repérant les documents nécessitant une restauration (par exemple, registres de délibérations, d'arrêtés, de décisions, registres paroissiaux et d'état civil, tables décennales, matrices et plans cadastraux).

Etape 6

Pour chaque dossier, éliminer les doublons et opérer un classement des pièces en les regroupant dans des sous-dossiers et par ordre chronologique.

Etape 7

Conditionner les dossiers à conserver dans des boîtes, numéroter les boîtes de 1 à l'infini et les ranger dans le local d'archivage.

Etape 8

Etablir une liste récapitulative de l'ensemble des archives en indiquant pour chaque boîte ou registre :

Localisation : local, épi, travée, tablette
Numéro de la boîte
Service producteur
Description du contenu
Dates extrêmes
Durée d'utilité administrative (DUA)
Sort final (conservation, échantillonnage, élimination)
Année d'élimination pour les documents éliminables

On peut également ajouter des informations relatives à la gestion des archives, telles que la date d'obtention du visa d'élimination et la date de destruction effective des documents. cette liste peut être réalisée à l'aide d'un tableur, ce qui facilitera sa mise à jour.

Lors de la mise à jour du tableau, il est important :

- de ne pas supprimer les lignes concernant les documents éliminés (n'effacer que les informations relatives à leur localisation)

- de ne pas réutiliser un même numéro.