Gérer ses archives au quotidien
La mise en place de procédures d’archivage partagées par l’ensemble des agents de la collectivité est la garantie d’une bonne gestion des archives. Celle-ci doit intervenir dès la création des documents et la constitution des dossiers. Au quotidien, cela revient à identifier et nommer, organiser et classer tous les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique. Ces opérations peuvent sembler fastidieuses, mais elles sont finalement rapides et constituent un véritable gain de temps au moment de chercher un document ou de procéder aux éliminations.
- Étape 1 : une affaire par dossier
Exemple, pour les élections, constituer un dossier pour chaque scrutin :
- Election municipale (2014)
- Election cantonale (2015)
- Election présidentielle (2017)
- Étape 2 : un document est toujours rattaché à une affaire
Ne faites pas de boîtes de documents divers, même si les documents contenus sont tous éliminables. Au moment de l'élimination, vous aurez besoin d'identifier précisément le contenu de chaque boîte.
Exemple : un bon de livraison sera classé dans le dossier de liquidation avec le devis et le bon de commande.
- Étape 3 : un dossier est clairement identifié
- Le titre est précis et explicite, il résume le contenu du dossier ;
- Les sigles sont développés ;
- Les dates extrêmes indiquent l’année d’ouverture et l’année de clôture du dossier.
Exemple : Agrandissement de l’école Simone Weil (2010-2011) / Appel d’offres / DCE (dossier de consultation des entreprises).
- Étape 4 : l’ordre est maintenu dans le dossier
Exemple 1 : le dossier de marché de travaux publics relatif à l’agrandissement de l’école Simone Weil pourra comprendre quatre sous-dossiers
1. DCE (dossier de consultation des entreprises)
2. Réception et analyse des offres
3. Attribution et notification
4. Suivi technique.
Exemple 2 : organisation des cérémonies du 14 juillet 2017
1. Organisation matérielle
2. Affiches et programme
3. Bilan : compte rendu, fréquentation
- Étape 5 : la clôture du dossier
Cette dernière étape avant l’archivage consiste à :
- éliminer les documents inutiles (doubles, brouillons),
- reclasser les pièces dans l’ordre chronologique ou au sein de chaque sous-dossier
- vérifier que les titres et les dates sont bien reportés sur la chemise.
Evitez l'emploi d'éléments tels que les trombones métalliques ou les élastiques, qui risquent à terme d'endommager les documents.
Étape 6 : la mise en boîte
Le dossier est rangé dans une boîte sur laquelle seront inscrits l’intitulé du dossier et les dates extrêmes. Une boîte peut contenir plusieurs dossiers à condition de reporter le titre et les dates pour chacun des dossiers.
Au cas où le dossier contienne à la fois des documents à conserver définitivement et des documents à éliminer, séparez-le dans deux boîtes différentes. Lorsque les documents à éliminer auront atteint la fin de leur durée d'utilité administrative, vous pourrez facilement retirer les boîtes éliminables sans avoir à refaire un tri à l'intérieur, et sans laisser des boîtes à moitié vides sur vos étagères.
Exemple : conservez séparément les budgets et comptes administratifs d'une part, et les pièces comptables d'autre part.
- Étape 7 : le rangement dans le local d’archivage
Enfin, numéroter la boîte et la ranger dans le local d’archivage puis mettre à jour la liste récapitulative des archives (voir la rubrique "Traiter un arriéré").
En ce qui concerne les archives numériques, voir également la page Gérer vos documents numériques.