Aménager un local d'archivage

Le choix et l'aménagement d'un local d'archivage nécessitent de mener une réflexion en amont et de suivre quelques principes simples, afin de conserver les documents dans les meilleures conditions possibles.

Tout projet d'aménagement d'un local d'archives doit être soumis au préfet (Archives départementales). Un avis sera rendu dans un délai de deux mois (code du patrimoine, R212-54). Les Archives départementales apporteront ainsi des conseils pour l'aménagement optimal du local, en fonction des contraintes propres à chacun.

Évaluer les besoins

Un local d'archives doit être correctement dimensionné au regard de la production d'archives : tenir compte dans le calcul de l'espace nécessaire, de l'accroissement annuel (métrage d'archives produites moins métrage d'archives éliminées). Pour ce faire, vérifier que les éliminations réglementaires ont été réalisées pour dimensionner le local au plus juste.

Choisir le local

Accessible de plain-pied (pour faciliter les transferts de documents) et éloigné des locaux à risque (chaufferie, garage…).
De forme régulière, pour optimiser l'implantation des rayonnages.Éviter les locaux sujets à des fortes variations de température, journalières ou saisonnières.
Éviter les locaux sujets aux infiltrations ou dégâts des eaux (locaux sous toiture, passage de canalisation, soupiraux).
Limiter l'exposition des documents à la lumière naturelle.

Sécuriser, entretenir

Le local d'archivage doit fermer à clé (sous le contrôle du responsable des archives), afin de contrôler les dépôts et reprises de documents. C'est pourquoi il est fortement déconseillé de mutualiser le stockage des archives avec d'autres fonctions (stockage de fournitures ou de matériel).
Le local doit présenter une résistance au sol adaptée à la conservation d'archives, soit 900 kg/m² pour des rayonnages fixes et 1 300 kg/m² pour des rayonnages mobiles de 2,20 m de hauteur.
Prévoir d'équiper le local de détecteurs incendies et d'extincteurs.
Prévoir un ménage régulier du sol du local, et le dépoussiérage ponctuel des boîtes.

Équiper et aménager

Choisir des rayonnages de préférence métalliques, équipés de tablettes pleines et réglables en hauteur (par pas de 5 cm, sans déboulonnage). Chaque tablette doit pouvoir supporter 100 kg/m sans fléchir, et ne doit pas être sujette à la corrosion. La largeur conseillée est de 30 cm minimum.
La hauteur maximale conseillée des rayonnages est de 2,20 m (hauteur utile sous plafond de 2 ,5 m), avec des allées de desserte de 70-80 cm. La tablette la plus basse doit être légèrement surélevée (10 cm) en cas de dégât des eaux. Les documents ne doivent pas être stockés à même le sol, ni sur les tablettes de couverture.
Si la configuration du local le permet, éviter d’implanter des rayonnages le long de murs donnant directement sur l’extérieur (risques d’infiltrations).
S'il y a plusieurs locaux, chacun doit être numéroté. Le mobilier doit être coté et numéroté pour faciliter le repérage de la localisation des documents.
Prévoir du petit mobilier : tabouret « pied d'éléphant » pour accéder aux étagères supérieures, table et chaise pour les recherches ponctuelles, prises de courant pour branchement d'un poste informatique, etc.