Déménager les archives

Déménagement d'un service, fusion de communes, aménagement d'un nouveau local : plusieurs raisons peuvent amener à préparer un transfert de ses archives. Quel que soit le volume concerné, il s'agit d'une opération nécessitant une bonne préparation en amont. Les Archives départementales peuvent vous conseiller dans la préparation de votre déménagement.

Avant le déménagement

Repérer l'ensemble des locaux dans lesquels sont conservés des archives (locaux d'archivage définitif ou intermédiaire, bureaux).
Réaliser les éliminations réglementaires et les versements aux Archives départementales afin de ne transférer que les documents à conserver par le service.
Conditionner en boîtes les documents à conserver, en vérifiant leur bon état de conservation.
Regrouper les archives par thèmes (par service producteur, par thématique).
Préparer l'aménagement du nouveau local en tenant compte du métrage d'archives conservé et de l'accroissement prévisionnel sur plusieurs années (soit le métrage produit annuellement - le métrage éliminé annuellement).
Définir les modalités de réalisation du déménagement : la réalisation en interne impliquera de se doter des moyens humains nécessaires et de dégager du temps ; la réalisation par un prestataire nécessitera la rédaction d'un cahier des charges précis (modalités de transport, ordre de transfert, plan de mise en place des archives dans le nouveau local, etc.).
Etablir un planning prévisionnel des opérations.
Numéroter les boîtes et établir une liste des archives à déménager mentionnant leur emplacement dans l'ancien et le nouveau local de stockage.

Lors du déménagement

Répartir les archives dans le local en les rangeant par service producteur (réserver pour chacun d'eux une marge d'accroissement pour plusieurs années).
Au cours du transfert, vérifier chaque jour que les boîtes listées ont bien été déménagées et mettre à jour la liste en indiquant leur nouvel emplacement de conservation.