Encadrer la communication des documents

L'adoption d'un règlement de consultation des archives permet de mieux encadrer leur communication et de lutter contre les vols ou dégradations, ces dernières étant le plus souvent commises par méconnaissance de la fragilité des documents d'archives et des précautions à apporter dans leur manipulation. Les Archives départementales vous proposent ici quelques éléments pour l'élaboration d'un règlement, rappelant les principaux points auxquels il convient de prêter attention. Le contenu du règlement peut être adapté en fonction du contexte propre à chaque collectivité.

Le règlement une fois adoptée par délibération du Conseil municipal peut être intégré à un bref formulaire d'inscription qui sera signé du lecteur, ou bien affiché dans le lieu de consultation des archives.

Eléments pour la rédaction d'un règlement

Jours et heures de consultation des archives. Pour éviter vols et dégradations, la consultation doit toujours s'effectuer en présence et sous le contrôle d'un agent communal. Prévoir un emplacement dédié, aisé à surveiller. Les documents doivent être apportés aux lecteurs, qui ne peuvent accéder aux locaux d'archivage. La consultation peut s'effectuer à des jours et heures fixes, ou sur rendez-vous.
La consultation est libre et gratuite, sur présentation d'une pièce d'identité. L'inscription vaut acceptation du règlement. Les mentions suivantes seront reportées sur le registre des consultations : nom et prénom de l’usager ; adresse de l’usager ; date de la demande et références des documents consultées ; signature de l’usager. En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD), les données personnelles collectées sont uniquement destinées à la commune de XXX et ce pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées et dans la limite des délais de prescriptions applicables.
Un registre des lecteurs peut être utile dans le cas de la constatation d’une dégradation ou d’un vol .
La communication a lieu exclusivement sur place et est soumise aux délais prévus par la législation et la règlementation en vigueur. Un seul article est communiqué à la fois. Les documents ne peuvent être empruntés. En cas de doute sur la communicabilité d'un document, contacter les Archives départementales. Les articles (une liasse, un dossier, un registre) sont communiqués à l'unité pour éviter tout risque de mélange. Un nombre maximal de documents communiqués par séance peut être fixé en fonction des moyens dont dispose la commune.
Les lecteurs doivent déposer leurs effets personnels (sacs, manteaux, housses d'ordinateur portable...) avant de consulter les documents. Seuls sont autorisés : papier, crayon à papier, gomme, ordinateur portable, appareil photographique. L'usage des stylos billes, marqueurs ou tout autre instrument susceptible de laisser des marques indélébiles sur les documents est proscrit. Le dépôt des objets personnels a pour objectif de lutter contre les vols ; l'usage du crayon à papier permet d'éviter que des marques irréversibles ne soient laissées sur les documents.
La consommation de nourriture ou de boissons est interdite. Risque de dégradations irréversibles pour les documents.
L'accès direct aux espaces de stockage est interdit.
Les reproductions photographiques sans flash sont autorisées. les photocopies sont réalisées par un agent communal. Les documents reliés, fragiles ou endommagés ne peuvent être photocopiés. Il est possible de fixer une limite au nombre de photocopies (par séance, par lecteur et par an...) en fonction des moyens dont dispose la commune. En cas de tarification, les tarifs ne doivent pas dépasser les seuils fixés par décret (0,18 € la photocopie A4 noir et blanc).
La réutilisation s'effectue dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Les dispositions relatives à la réutilisation figurent dans le code des relations entre le public et l'administration.
Les documents d'archives sont fragiles et doivent être manipulés avec soin. Les dégradations causées le cas échéant sur un document engagent la responsabilité du lecteur et pourront faire l'objet de poursuites.
Les documents dont l'état de conservation ne permet pas la manipulation ne sont pas communiqués. La communication d'un document peut être refusée, même lorsqu'il est librement communicable au regard de la loi, lorsque ce document ne peut être manipulé sans l'endommager. Cette disposition concerne essentiellement les documents dont le mauvais état de conservation justifierait la restauration.

Textes à viser

Les principaux textes régissant la communication des archives publiques, et qui peuvent être visés dans la délibération portant adoption d'un règlement sont les suivants :