Nous confier vos archives
Si vous pensez que les archives privées que vous détenez peuvent être utiles à tous, si vous n'avez pas la possibilité de les conserver dans de bonnes conditions et souhaitez que la préservation en soit assurée, il vous est possible de les confier aux Archives départementales de l'Indre, qui assureront leur classement et leur communication au public. Les fonds d'archives privées sont généralement classés, en fonction de leur contenu, parmi les fonds privés (séries F et J) ou les fonds iconographiques (série Fi).
Plusieurs modes d'entrée sont possibles pour les archives privées, chacun d'entre eux étant régi par des procédures propres. C'est pourquoi il est recommandé de toujours prendre contact au préalable avec les Archives départementales, et de ne pas apporter directement de documents. Il revient en effet aux Archives départementales d'évaluer l'intérêt du fonds pour l'histoire du département, et sa complémentarité avec les collections conservées. Si vous détenez des documents ne concernant pas l'Indre, les Archives départementales pourront vous orienter vers le service d'archives le plus approprié.
Le don
Le don implique un transfert de propriété des documents au profit du Département de l'Indre. Un document ou un fonds donné aux Archives départementales y resteront donc définitivement conservés.
- Le don manuel (remise des documents par voie postale ou en mains propres), est formalisé par la signature d'un formulaire de don manuel, pour les pièces isolées et les petits fonds. Dans le cas de fonds plus importants, ou de dons soumis à conditions, le don s'effectue au moyen d'une lettre de don rédigée par le donateur. Après acceptation du don, le cas échéant, par le Conseil départemental, une lettre d'acceptation de don lui est adressée en réponse. Le fonds peut ensuite être réceptionné par les Archives départementales.
- La donation s'effectue au moyen d'un acte passé devant notaire. Elle nécessite également l'acceptation préalable du don par le Conseil départemental de l'Indre. Le donateur peut fixer des conditions au don dans le contrat de donation.
Quel que soit le cas de figure, le don est préparé conjointement entre le donateur et les Archives départementales. La prise en charge du fonds et son transport dans les locaux des archives départementales sont à la charge des Archives départementales.
Le dépôt
La différence majeure avec le dépôt consiste dans l'absence de transfert de propriété. Le déposant demeure propriétaire de ses archives, et peut les reprendre s'il le souhaite. Le dépôt est formalisé par une convention de dépôt, dans laquelle le déposant peut s'il le souhaite fixer des conditions concernant par exemple la communication ou l'exploitation du fonds ; à l'inverse, des clauses compensatoires peuvent être fixées dans la convention en cas de reprise du dépôt. La signature d'une convention de dépôt nécessite l'accord préalable du Conseil départemental.
L'achat
Les Archives départementales augmentent régulièrement leurs collections au moyen de l'achat de documents proposés à la vente soit de gré à gré, soit lors de ventes aux enchères publiques. Le vendeur ne peut, dans ce cas, fixer aucune condition pour l'exploitation des documents cédés.
Le legs
Il doit figurer dans une disposition testamentaire en bonne et due forme : testament authentique, olographe ou mystique. Des conditions à un legs peuvent être fixées. Le legs devra être accepté par le Conseil départemental. Il est recommandé de prendre contact au préalable avec les Archives départementales.
La dation
Procédure réservée aux "documents d'une haute valeur archivistique ou historique", elle permet d'acquitter les droits de succession par remise des documents concernés. La dation est prononcée par le ministre chargé du budget sur rapport de l'administration des archives.