Conserver vos archives

Chacun conserve chez soi quelques photographies anciennes, des papiers personnels dont il ne souhaite pas se séparer, voire un fonds ancien hérité de quelque ancêtre, fragiles témoins du passé qu'il importe de préserver. Contrairement aux idées reçues, les documents les plus anciens ne sont pas les plus difficiles à conserver.

Les archives sont sensibles à la lumière (décoloration), à l'humidité (moisissures, bactéries), à la sécheresse excessive (déchirures), à la pollution (réactions chimiques), aux insectes qui se nourrissent de la cellulose constituant le papier (vrillettes, lépismes ou poisson d'argent, blattes), ainsi qu'aux rongeurs. Caves, greniers et garages ne constituent donc généralement pas le lieu le mieux adapté à leur conservation !

Mais le principal danger provient des manipulations humaines, lorsqu'elles sont réalisées de manière inappropriée.

Papier

• Conserver dans un endroit frais et sec (18/21°), à l'abri de la lumière directe et des variations climatiques importantes.
• Conserver les documents dans des boîtes et chemises (éviter les classeurs), de préférence sans les plier (choisir des contenants de taille adaptée).
• Eviter les chemises et pochettes de couleur : en cas d'exposition à l'eau, la couleur de la pochette se transfèrera sur les documents ; préférer une feuille de papier blanc pliée en deux.
• Eviter les pochettes en plastique : lorsqu'elles ne sont pas spécifiquement conçues pour la conservation à long terme, elles peuvent coller aux documents et, sur les documents imprimés, en arracher l'encre.
• Ne pas chercher à réparer un document déchiré à l'adhésif, susceptible de causer des dégâts irréversibles.
• Enlever les trombones métalliques (à remplacer si besoin par des trombones en plastique) et les élastiques, qui vieillissent très mal et laissent des traces indélébiles sur les documents.
• Certains papiers (papier calque et papiers acides, notamment papier journal) se conservent très mal ; mieux vaut les conserver roulés (calques) ou à plat (journaux) car ils ont tendance à se déchirer le long des plis.
• Eviter les boîtes en bois, qui peuvent attirer les insectes.
• Si les documents sont très poussiéreux, il est possible de les dépoussiérer au pinceau souple, à conditions qu'ils ne soient pas trop fragiles.

Parchemin

Fabriqué à partir d'une peau d'animal (généralement veau, chèvre ou mouton), les parchemins se conservent globalement bien, lorsqu'ils se trouvent dans un environnement adapté. On peut leur appliquer les mêmes règles de conservation qu'au papier. Les parchemins étaient autrefois souvent conservés pliés. S'ils sont en bon état, ils doivent avoir conservé leur souplesse et pouvoir être assez aisément dépliés. Si ce n'est pas le cas, il faut faire appel à un restaurateur spécialisé pour une mise à plat (forcer sur le parchemin risquerait d'entraîner sa cassure le long des plis).

Si le parchemin est scellé, il nécessitera d'être conservé dans une boîte spécifique afin de protéger le sceau des chocs.

Photographies

Les techniques photographiques sont innombrables et, suivant la technique employées, les photographies sont plus ou moins sensibles à certains dangers. Les conseils qui suivent peuvent cependant s'appliquer de manière générale.

• Conserver les photographies dans un endroit frais et sec, en particulier les photographies couleurs, qui se dégradent très rapidement lorsqu'elles sont exposées à la chaleur.
• Ne pas exposer les photographies à la lumière.
• Ne jamais les manipuler à mains nues (utiliser des gants en coton).
• Conserver les photographies dans des pochettes individuelles, que l'on peut acheter ou confectionner à partir de feuilles A4 blanches.
• Eviter de les stocker dans des boîtes
• Eviter d'écrire au dos des photographies (risque de transfert de l'encre sur la couche image) ou d'y coller des étiquettes : écrire de préférence sur la pochette, au crayon à papier.
• Conditionner les plaques de verre en pochettes individuelles et en boîte pour les protéger des chocs. Les plaques pourront être posées à plat ou de chant (penser à les caler, par exemple avec des feuilles de papier froissées, si la boîte n'est pas remplie).
• Ne jamais chercher à intervenir pour nettoyer la couche image d'une photographie, ou séparer deux photographies collées ensemble par l'humidité : les dégâts causés sont souvent irréversibles, et seul un restaurateur spécialisé sera en mesure de vous conseiller.

Documents sonores et audiovisuels

VHS, films super 8, bandes magnétiques, etc. nécessitent un climat frais et sec. Même s'ils sont bien conservés, le principal problème qui se pose concernant ces documents est de les maintenir lisibles sur le long terme, en raison de la disparition progressive des moyens de lecture associés (magnétoscope...). Certaines sociétés proposent le transfert depuis ces supports vers un support numérique. En région Centre - Val-de-Loire, l'agence Ciclic collecte et sauvegarde les films anciens concernant la région.

Documents numériques

Qu'il s'agisse de documents bureautiques (fichiers texte, tableurs, courriels), de vidéos, de fichiers sons, les documents numériques sont désormais universellement appréciés pour la praticité de leur utilisation, et tendent de plus en plus à remplacer le papier. Ils posent cepandant d'importants problème des conservation, en raison de l'évolution incessante des formats, des environnements logiciels et des supports (il n'a fallu que quelques décennies pour passer successivement de la disquette molle ou floppy disk à la disquette rigide, au CD-Rom, à la clé USB, au disque dur externe, puis à l'absence de support, avec l'apparition du cloud). Pensez à sauvegarder régulièrement vos documents, à imprimer les pièces les plus importantes, et à vérifier régulièrement la bonne lisibilité de vos fichiers, notamment les plus anciens.

Vous pouvez vous inspirer, pour la gestion de vos documents numériques, des conseils aux producteurs d'archives publiques consultables sur le site.

En conclusion...

• La numérisation de vos archives est intéressante pour leur préservation, car elle évite de manipuler les originaux, mais il faudra ensuite penser à la conservation des fichiers numériques !
• Si vous possédez un fonds d'archives important, les conserver dans des boîtes numérotées associées à un inventaire sommaire vous permettra de trouver plus facilement un document recherché et d'éviter ainsi de manipuler trop fréquemment les documents.
• Les Archives départementales peuvent vous conseiller pour améliorer les conditions de conservation de vos archives.