Verser aux Archives départementales

Quelques définitions

Les archives sont définies par le code du patrimoine comme "l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (art. L211-1). Cette définition, très large, englobe les documents sur papier (papier, photographies), les documents sonores ou audiovisuels, les documents numériques (fichiers bureautiques, messages électroniques, documents papier numérisés, documents échangés dans le cadre de téléprocédures, sites Internet), certains objets (maquettes architecturales).

Il s'agit de documents uniques et originaux, soumis à des règles précises de traitement et de conservation.

Les archives publiques sont :

1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ;

2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;

3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.

(code du patrimoine, art. L211-4)

Les archives publiques sont :

• Inaliénables : elles ne peuvent faire l'objet d'une cession à titre gratuit ou onéreux ;
• Imprescriptibles : elles peuvent être revendiquées sans limitation de durée dans le temps lorsqu'elles se trouvent en mains privées.

Les archives publiques appartiennent au domaine public mobilier.

Que verser aux Archives départementales ?

Les études notariales sont tenues de verser aux Archives départementales, à l'issue d'un délai de 75 ans, leurs minutes et répertoires. Ceux-ci seront classés par les Archives départementales au sein de la sous-série 2 E (archives notariales), qui regroupe l'ensemble des archives publiques produites par les études ayant leur siège dans le département. Le versement est un acte réglementaire. L'initiative en revient à l'étude, qui ne doit pas attendre d'être sollicitée par les Archives départementales.

Seuls les minutes et répertoires ont le statut d'archives publiques. Les autres documents produits et conservés par les études notariales (expéditions, dossiers clients, registres de comptabilité, etc.) sont des archives de nature privée, dont le transfert aux Archives départementales ne constitue pas une obligation légale. Les Archives départementales de l'Indre en conservent pour certaines études : ils sont regroupés dans la sous-série 60 J (archives privées d'études notariales). Elles ne sont cependant pas tenues de les accepter. En aucun cas elles ne doivent se trouver mêlées à un versement d'archives publiques, car les procédures de collecte des archives privées sont différentes : si vous vous interrogez sur le devenir de vos archives privées, contactez les Archives départementales).

Comment verser ?

Avant de verser vos minutes et répertoires, il vous sera demandé de compléter un bordereau de versement, sur lequel sera reportée la liste des boîtes faisant partie du versement.

Les étapes de préparation d'un versement sont les suivantes :

• Indentifiez les documents à verser et regroupez les intellectuellement et matériellement (par notaire, par typologie documentaire, puis par ordre chronologique) ;
• Regroupez les documents dans des boîtes de format standard (épaisseur conseillée : 10 cm) ; éviter de regrouper dans une même boîtes des minutes provenant de notaires différents ;
• Numérotez les boîtes de 1 à l'infini ;
• Reportez sur le bordereau de versement, au regard du numéro de chaque boîte, l'analyse et les dates extrêmes de son contenu, en effectuant si nécessaire des regroupements, comme dans l'exemple ci-dessous ;

Le bordereau doit être adressé aux Archives départementales en trois exemplaires originaux sur papier, accompagnés du "volet amiante" dûment complété. Les Archives vous contacteront, une fois le bordereau validé, pour déterminer avec vous les modalités de prise en charge du versement. Une fois le versement entré aux Archives départementales, vous recevrez un exemplaire du bordereau signé du directeur des Archives départementales, à conserver définitivement dans vos archives. Ce bordereau constitue la preuve du transfert de responsabilité entre votre étude et les Archives départementales, et peut vous servir à effectuer des recherches dans les documents versés. Une fois le versement classé, les Archives départementales vous adressent une copie de l'instrument de recherche réalisé, afin que vous puissiez aisément accéder en cas de besoin aux documents versés.