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Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Le code du patrimoine (art. L211-4) définit ainsi les archives publiques :
Toutes les archives qui n'entrent pas dans la définition des archives publiques sont de nature privée. Il peut par exemple s'agir de documents provenant d'un individu, d'une famille, d'une entreprise ou d'une association.
Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire. L'article correspond à la fois à une unité intellectuelle de description et à une unité matérielle pour la cotation.
Pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant.
Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d'un service d'archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions (séries) et subdivisions (sous-séries).
Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d'archives à l'intérieur des dossiers, et des dossiers à l'intérieur d'un fonds. Le classement aboutit à la rédaction d'un instrument de recherche permettant de retrouver les documents.
Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard.
Qualité d'un document ou d'un fonds d'archives que son régime juridique rend accessible au public.
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d'un service d'archives.
Autorisation administrative exceptionnelle, individuelle et nominative de consulter des documents d'archives publiques conservés dans une service d'archives public avant expiration de leur délai de communicabilité.
Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d'archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives.
Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par une producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archievs de manière à les faire connaître aux lecteurs.
Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.
Division primaire d'un cadre de classement, généralement désignée par une ou plusieurs lettres de l'alphabet (exemples : série R, Affaires militaires ; série Fi, fonds iconographiques). Elle peut correspondre à un fonds, une partie de fonds, à un regroupement de fonds ou encore à une tranche chronologique.
Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives. Les documents versés sont décrits dans un bordereau de versement.