Archives départementales de l'Indre

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Infos pratiques

Communicabilité

Délais et règles de communicabilité

La communication des archives publiques est essentiellement régie par le code du patrimoine. Celle des archives privées est définie en accord entre le donateur ou déposant du fonds et les Archives départementales, et varie donc suivant les fonds.

Archives publiques

Les archives publiques sont, en règle générale, communicables de plein droit (code du patrimoine, art. L213-1). Par dérogation à ce principe, le code du patrimoine fixe cependant (art. L213-2) des délais de communicabilité destinés à protéger notamment la vie privée des citoyens, le secret industriel et commercial ou le secret médical.

Sauf indication contraire, le délai de communicabilité est calculé à compter de la date du document le plus récent contenu dans le dossier (un dossier dont les dates extrêmes sont 1975-1977 et dont la communication porte atteinte à la vie privée des personnes deviendra ainsi librement communicable à la date du 1er janvier 2028).

Lorsque des documents d'archives publiques ne sont pas librement communicables, une demande de consultation par dérogation peut être effectuée.

Délai

Contenu des documents

Observations

25 ans

- Documents dont la communication porte atteinte :

  • au secret des délibérations du gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif ;
  • à la conduite des délibérations extérieures ;
  • à la monnaie et au crédit public ;
  • au secret industriel et commercial ;
  • à la recherche des infractions fiscales et douanières ;
  • au secret en matière statistique.

- Documents dont la communication porte atteinte au secret médical [délai décompté à partir du décès de l'intéressé. Lorsque cette date n'est pas connue, un délai de 120 ans à compter de la date de naissance de l'intéressé est appliqué].

Les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé sont communicables à l'issue d'un délai de 75 ans.

 

50 ans

- Documents dont la communication porte atteinte :

  • au secret de la défense nationale ;
  • aux intérêts fondamentaux de l'Etat dans la conduite de sa politique extérieure ;
  • à la sûreté de l'Etat ;
  • à la sécurité des personnes ;
  • à la protection de la vie privée.

- Documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou aisément identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.

- Documents relatifs à la construction, à l'équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiments utilisés pour la détention [délai calculé à compter de la désaffection de ces bâtiments]

En savoir plus : fiche pratique de la Commission d'accès aux documents administratif relative aux notions de "jugement de valeur" et de "comportement.

 

 

 

 

 

75 ans

- Documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques, lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé.

- Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire.

- Documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice.

- Minutes et répertoires des officiers publics et ministériels.

- Registres de naissances et de mariages de l'état civil, à compter de leur clôture.

Ce délai est porté à cent ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents mentionnés qui se rapportent à une personne mineure.

- Les listes nominatives de recensement de la population sont librement communicables jusqu'en 1975 en vertu d'une dérogation générale (arrêté du 4 décembre 2009).

- Les registres de décès de l'état civil sont immédiatement communicables, sauf lorsque la cause du décès est mentionné en marge. Les tables décennales sont librement communicables.

 

100 ans

- Documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables.

- Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.

 

120 ans

Documents dont la communication porte atteinte au secret médical, à compter de la date de naissance de l'intéressé (ou 25 à compter de la date de décès de l'intéressé, si cette date est connue).

 

 

Non communicables

Documents dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, bactériologiques et chimiques.

 

Archives privées

En matière d'archives privées, les conditions de communication et de réutilisation des documents sont fixées au cas par cas par le donateur ou le déposant des documents, en accord avec les Archives départementales, au moment de l'entrée des documents. Suivant les fonds, ces conditions peuvent donc être très variables. La communication d'un fonds ou d'un ensemble de documents peut par exemple être soumise à l'autorisation du donateur ou du déposant, ou être interdite avant l'expiration d'un délai. Les conditions de réutilisation sont également fixées lors de l'entrée du fonds.

Les conditions de communication des archives privées sont indiquées dans l'introduction des instruments de recherche, ainsi que dans le guide du chercheur, qui recense l'ensemble des fonds conservés.

Ouvrages de bibliothèque, périodiques

Les ouvrages et revues conservés dans la bibliothèque des Archives départementales et dans les versements d'archives publiques sont librement communicables. En revanche, lorsque des ouvrages et revues sont conservés au sein de fonds privés, leur communicabilité est soumise aux mêmes règles que celles qui s'appliquent au fonds concerné.

Dérogations générales

Certains documents non encore librement communicables ont été ouverts à la consultation en vertu de dérogations générales.

Fonds d'archives relatifs à la Seconde guerre mondiale

Ils ont été ouverts aux chercheurs par des arrêtés du 29 avril 2002 et du 24 décembre 2015.

Listes nominatives de recensement de la population

Elles sont librement communicables jusqu'en 1975 en vertu de l'arrêté du 4 décembre 2009. Pour consulter les listes postérieures à cette date, une demande de dérogation est nécessaire, ainsi qu'un passage devant le comité du secret statistique (circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/005 du 12 mai 2010). Les feuilles de ménage demeurent par ailleurs soumises au délai de communicabilité légal de 75 ans.

Registres matricules

Les registres matricules de recensement militaire de la Première guerre mondiale (classes 1912-1921) sont librement communicables (arrêté du 20 décembre 2012). Les fiches matricules non librement communicables au regard du délai légal de communicabilité et de la dérogation générale peuvent être consultés au moyen d'une dérogation particulière, accordée par le directeur des Archives départementales.

Dérogations particulières

Lorsqu'un document d'archives n'est pas librement communicable au regard de la législation en vigueur, il est possible de faire une demande de consultation par dérogation (code du patrimoine, art. L213-3). Cette demande s'effectue au moyen d'un formulaire sur lequel doivent figurer l'identité du demandeur, les motivations de sa recherche et les références du(des) document(s) qu'il souhaite consulter. La demande est instruite par les Archives départementales et soumise pour accord à l'administration ayant versé le document. Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) statue ensuite sur la demande, dans un délai de deux mois et adresse un courrier de réponse au demandeur. En cas de réponse défavorable, le demandeur peut saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), puis le tribunal administratif.

Quelques conseils pour bien remplir votre demande

  1. Vérifiez auprès des Archives départementales (par correspondance en salle de lecture) que le document que vous souhaitez consulter n'est pas librement communicable, et n'entre pas dans le champ d'une dérogation générale.
  2. Renseignez votre identité et vos coordonnées (indiquer votre numéro de téléphone nous permet de vous contacter pour une demande de précision). N'oubliez pas vos coordonnées postales, car la réponse vous sera adressée par courrier.
  3. Indiquez précisément les motivations de votre recherche.
  4. Par défaut, la demande de dérogation ne porte que sur la consultation des documents. Si vous souhaitez pouvoir en réaliser des reproductions, cette demande doit figurer explicitement dans les motivations de votre recherche, ainsi que l'usage auquel vous destinez ces reproductions.
  5. N'oubliez pas de compléter signer l'engagement de réserve.
  6. Indiquer dans le document intercalaire la cote, l'analyse et les dates extrêmes des documents dont la consultation est demandée. Si vous souhaitez consulter des documents émanant de plusieurs services versants, il est nécessaire de remplir un intercalaire par service versant.
  7. Adresser votre demande par courrier aux Archives départementales.

L'autorisation de consultation par dérogation est personnelle (il n'est pas possible de mandater un tiers pour consulter les documents). La consultation des documents se fait obligatoirement en salle de lecture (aucun envoi de reproduction n'est fait par courrier ou courriel), à une place indiquée par le président de salle.

Procédure spécifique pour la consultation des registres matricules

Les fiches ou registres matricules dont le délai de communicabilité n'est pas encore échu peuvent être consultés dans le cadre de recherches familiales, biographiques ou sociologiques, sur accord préalable du directeur des Archives départementales (note AD/DEP 31353 du 23 juin 1995).

Pour toute demande de ce type, il vous sera demandé de compléter préalablement un formulaire, disponible en salle de lecture.

 

 

Généalogistes professionnels

Lors de leur inscription en salle de lecture, les généalogistes professionnels doivent fournir, outre une pièce d'identité, une copie de leur carte professionnelle et de l'autorisation délivrée par le Service interministériel des Archives de France en matière d'état civil (valable deux ans). La fourniture de ces documents est indispensable pour pouvoir consulter les documents auxquels les généalogistes professionnels ont droit.

En plus du régime général défini dans le code du patrimoine, les généalogistes professionnels peuvent consulter :

  • L'intégralité de l'état civil y compris les pièces annexes de mariage de moins de 75 ans ;
  • Les registres de l'Enregistrement de moins de 50 ans, sur présentation du mandat du notaire ;

Les déclarations de mutations par décès ne sont communiquées que par extrait, sans les informations relatives aux immeubles. Pour obtenir l’intégralité d'un acte, une demande de dérogation est nécessaire.

Les jugements de divorce de moins de 75 ans ne sont communicables qu'à condition d'occulter les attendus (la recherche est faite par le président de salle, qui communique une copie du document sans les attendus). Pour obtenir le jugement entier, une demande de dérogation est nécessaire.

La consultation des autres documents non communicables nécessite d'effectuer une demande de consultation par dérogation.

Demande de délivrance de copies intégrales ou d'extraits avec filiation pour les registres d'état civil de moins de 75 ans

Les généalogistes qui procèdent à des recherches en application de l'article 36 de la loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités ou des dispositions de la loi n° 2014-617 du 13 juin 2014 relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d'assurance vie en déshérence peuvent obtenir une copie intégrale des actes de l'état civil, sous réserve qu'ils justifient de l'autorisation de consultation des actes de l'état civil délivrée par l'administration des archives et qu'ils soient porteurs d'un mandat ou d'une demande émanant d'un notaire, d'un organisme d'assurance ou de toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime (décret 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil, art. 30).

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