Obligations des producteurs d'archives publiques

• Tout fonctionnaire est responsable des documents qu'il produit ou reçoit, mais n'en est pas propriétaire. Tout producteur d'archives publiques est tenu d'assurer la gestion et la conservation de ses archives et de verser ses archives définitives aux Archives départementales à l'échéance de leur DUA.

• Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable du directeur des Archives départementales territorialement compétentes, qui agit par délégation du préfet. Toute infraction à ces principes et tout détournement d'archives publiques est passible d'amendes et de peines d'emprisonnement (code du patrimoine, art. L214-1 à L214-10).

Si vous êtes un producteur d'archives publiques, vous avez l'obligation de contacter les Archives départementales dans les cas suivants :

• Diagnostic d'ensemble sur les circuits d'archivage de votre service ;
• Formation à l'archivage réglementaire ;
• Elaboration d'un plan de classement et conception d'outils d'aide à l'archivage ;
• Validation de vos projets de tri et d'élimination ;
• Signalement et gestion d'un sinistre ;
• Aménagement d'un local d'archivage ;
• Projet d'externalisation de vos archives courantes et intermédiaires (l'externalisation des archives définitives est interdite) ;
• Dématérialisation d'une procédure administrative ;
• Déploiement de l'archivage numérique ;
• Transfert d'archives publiques entre services (en cas par exemple de fermeture de service, de transfert de compétences, etc.) ;
• Restauration d'un document d'archives.