Que sont les archives ?
Les archives sont définies par le code du patrimoine comme "l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (art. L211-1). Cette définition, très large, englobe les documents sur papier (papier, photographies), les documents sonores ou audiovisuels, les documents numériques (fichiers bureautiques, messages électroniques, documents papier numérisés, documents échangés dans le cadre de téléprocédures, sites Internet), certains objets (maquettes architecturales).
Il s'agit de documents uniques et originaux, soumis à des règles précises de traitement et de conservation.
La documentation (journaux, périodiques, publications officielles ou revues spécialisées) n'entre pas dans le champ des archives et peut être détruite lorsque le service qui la détient n'en a plus l'utilité.
Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ;
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.
(code du patrimoine, art. L211-4)
Les archives publiques sont :
- Inaliénables : elles ne peuvent faire l'objet d'une cession à titre gratuit ou onéreux ;
- Imprescriptibles : elles peuvent être revendiquées sans limitation de durée dans le temps lorsqu'elles se trouvent en mains privées.
Les archives publiques appartiennent au domaine public mobilier.
On distingue traditionnellement "trois âges" des archives :
- Archives courantes : dossiers actifs, conservés dans les bureaux ;
- Archives intermédiaires : dossiers clos, conservés par l'administration jusqu'à expiration de sa durée d'utilité administrative (DUA), pour des raisons d'activité du service ou de prescription légale ;
- Archives définitives ou historiques : à échéance de la DUA, les dossiers qui présentent un intérêt historique ou juridique de long terme sont versés aux Archives départementales pour conservation définitive. Les dossiers ne présentant pas d'intérêt historique sont détruits, après obtention du visa du directeur des Archives départementales.